Il progetto di digitalizzazione dei volumi, nell'ambito della BDI, risponde a due importanti esigenze, la conservazione degli originali e la possibilità di consultare i volumi stessi via Internet.
La riproduzione in formato elettronico consente il mantenimento degli esemplari grazie alla limitata necessità della consultazione diretta e soprattutto forma un patrimonio informativo che, integrato da un appropriato sistema di diffusione come la rete, può essere raggiunto a prescindere dalla inaccessibilità fisica dell'oggetto.

Queste riflessioni sono state l'asse portante del progetto, di cui la riproduzione elettronica è stata complementare al progetto informatico di catalogazione.

La prima fase progettuale ha portato ad identificare le caratteristiche delle immagini finali, attraverso una analisi il cui punto d'arrivo era la qualità di fruizione e di utilizzo; si è trattato infatti di stabilire quali dovessero essere le peculiarità delle riproduzioni elettroniche in funzione del progetto di consultazione informatizzata. In base ai livelli di accesso all'archivio sono stati riconosciute varie dimensioni per ogni immagine, che corrispondessero alle necessità del percorso di accesso e alla relativa visualizzazione a monitor.
Dato il grande numero di pagine si è deciso che il miglior rapporto qualità/rapidità operativa fosse garantito dalla riproduzione tramite una fotocamera digitale che permettesse l'acquisizione a 12 Mpixel. Da questo formato di partenza le immagini sono state poi ricampionate nei vari formati necessari, utilizzati negli specifici livelli di accesso.

La riproduzione fotografica è avvenuta riprendendo ogni pagina con una fotocamera digitale professionale, montata su uno stativo per garantire il più possibile la qualità dell'immagine, sia a livello di movimento accidentale che di planeità del soggetto.
Per caratteristiche tecniche le riprese sono state effettuate con una fotocamera Fujifilm Finepix S3Pro, una reflex professionale in grado di garantire una alta qualità fotografica unita alla massima velocità di esecuzione.
L'illuminazione è stata affidata a illuminatori fotografici al quarzo che hanno assicurato un perfetto controllo della potenza di emissione e della temperatura di colore, per ottenere originali totalmente bilanciati per resa cromatica ed esposizione.

I files così ottenuti, nel formato TIFF, sono risultati la base ad alta qualità per creare i JPEG a basso livello di compressione in grado di raggiungere un ottimo risultato nel rapporto tra qualità d'immagine e dimensione su disco.
Gli originali TIFF permettono comunque una ottima capacità di riproduzione a stampa dell'immagine prodotta.

La delicata procedura di accoppiamento delle immagini alle relative schede catalografiche è stata risolta codificando univocamente ogni file immagine, a prescindere dalla destinazione di registrazione su disco; le procedure interne alla banca dati hanno quindi potuto creare il legame scheda-immagini in modo corretto.

Nota: alcune opere sono state realizzate all'esterno del laboratorio fotografico dell’Accademia della Crusca, quindi eseguite con procedure e standard diversi da quelli sopra descritti.